Le challenge de la collaboration à distance

Le mot « confinement » est lâché… et comme disait Morpheus, il y a une grande différence entre connaître le chemin et parcourir ce chemin… notre capacité à collaborer est donc challengée !

L’éloignement géographique et le travail à distance deviennent la nouvelle norme à laquelle les organisations et leurs salariés, vous,  tentent actuellement de s’adapter.

Je partage ici quelques constats et bonnes pratiques issues de nos expériences.

La collaboration à distance, ça nous connaît !

En lecteur averti de nos articles, vous savez qu’un des challenges des organisations data-driven est de maintenir une communauté data composée d’acteurs éparpillés dans l’entreprise – donc la plupart du temps distants les uns des autres.

C’est également un mode de travail régulier entre nous, consultants, qui sommes aux quatre coins de l’hexagone (quand ce n’est pas au delà) au service de nos clients.

Des challenges auxquels on ne s’attend pas…

Passer du pyjama au bleu de travail

Ce n’est pas un défi en soi, mais c’est indispensable. Certains ou certaines auront besoin de se chausser, d’enfiler une chemise, de se maquiller ou de porter une montre. Pour partir à l’action, il faut s’équiper (« gear up! ») : il en va de même pour changer d’état d’esprit et se mettre au travail.

Et cela vaut également pour l’endroit où vous installez chez vous pour travailler. Je n’ai aucun conseil à vous donner en termes de déco (personnellement mon style d’espace de travail c’est « minimaliste surchargé »…), mais la clé révélée par les études sur le sujet est la rupture.

Oui vous devez créer une rupture entre l’environnement de votre maisonnée et celui où vous installez pour travailler. Si une pièce dédiée n’est pas disponible, assurez-vous de réserver un espace, au moins le temps de la journée de travail. Son installation et sa désinstallation vous fera changer de dimension, de manière quasi rituélique.

N’oubliez pas également qu’il faut quitter le bleu de travail à un moment donné. Quand on n’est pas habitué au travail à la maison, il est facile de se retrouver à travailler deux fois plus car les limites n’ont pas été posées (vis-à-vis de soi j’entends). Trouvez un rituel de sortie du boulot qui s’applique à domicile : retirer sa chemise, quitter ses bijoux, sortir les pistaches pour l’apéro… à chacun sa recette mais répétez-la tous les jours.

Enfin, au bureau vous avez l’habitude de bouger : pour vous y rendre et en revenir, mais aussi tout au long de la journée pour aller en réunion, trouver un collègue, etc. Chez vous, pensez à aérer plusieurs fois par jour votre domicile (sinon mal de crâne garanti) et à avoir une activité physique (je ne suis pas coach sportif alors chacun devra trouver sa méthode – personnellement j’utilise des programmes tout fait qui m’invite à faire 30 minutes de sport par jour dans mon salon). Au passage surveillez votre apport calorique : moins bouger et être à proximité de sa cuisine, ça n’aide pas à conserver la ligne.

Utiliser les bons outils et méthodes

L’idée n’est pas ici de vous lister les meilleurs outils pour collaborer. En vérité dans la plupart des cas les outils collaboratifs vous seront imposés par votre entreprise.

Par contre, il est important que vous preniez le temps de les maîtriser. Cela vous donnera l’aisance indispensable à la préparation d’échanges qui ne doivent jamais être gênés par la technique.

D’ailleurs, quand un problème technique apparaît, prenez le temps de le régler et soyez patients – en effet les ressources (réseaux et applicatives) vont être fortement sollicitées pendant ces prochaines semaines.

Il vaut mieux une bonne communication téléphonique qu’une mauvaise vidéo conférence où l’on a du mal à se comprendre.

Si vos conférences réunissent beaucoup de monde, revenez aux bonnes pratiques d’organisation de réunion (ordre du jour, CR, etc.) et envisagez que l’animateur distribue la parole en fonction des sollicitations qui lui sont faites par messagerie ou sms en parallèle par exemple.

Dans tous les cas assurez-vous de la bonne compréhension des décisions prises !

Conserver l’esprit d’équipe et nourrir le sentiment d’appartenance

C’est la partie la moins évidente. L’éloignement physique va créer de la distance entre vos collègues et vous-même, potentiellement un peu de défiance et assurément des incompréhensions. C’est normal.

Probable que rapidement vous ressentiez un manque de motivation, une sorte de détachement voire la sensation d’être à bord d’un vaisseau fantôme. C’est aussi normal.

Rien n’a changé pourtant, sauf que le partage d’un même espace physique, les échanges informels, les usages du bureau, le langage corporel de vos collègues, tout cela forme à la fois une glue à la communauté d’entreprise et une énergie collective que chacun peut utiliser et auxquelles vous n’avez plus accès directement.

Pour commencer, soignez la communication à destination de vos équipes et faîtes pivoter votre management si ce n’est pas déjà fait. Vous pouvez avoir confiance dans vçs collègues : la plupart des personnes travaillent plus à domicile qu’au bureau par exemple. Je le redis aussi ici, communiquez de façon claire vos décisions et la direction stratégique et tactique de l’entreprise.

Au sein des équipes, il faut ensuite instaurer des rituels permettant de recréer du lien interpersonnel. Les solutions ne manquent pas mais il faut apprendre à jouer le jeu : imaginez des créneaux de 15 minutes en tout début de journée où par binôme les collaborateurs s’appellent avec interdiction de parler boulot ; des afterworks virtuels à heure fixe pour trinquer en vidéo où l’échange est centré sur un thème ludique (ex : ton super héros préféré et pourquoi ?) ; envisager un système jedi / padawan…

L’expérience montre que notre fierté méditerranéenne est un handicap pour ces formats. Il faudra savoir dédramatiser ces échanges car ils sont vitaux pour conserver l’esprit de corps, l’impression de faire partie d’un ensemble plus grand, l’envie de se dépenser pour des objectifs collectifs.

On résume les clés du travail à domicile réussi !

• Mettre en place des rituels pour se mettre au travail et en sortir
• Savoir faire des pauses pour détendre et faire respirer l’organisme
• Bien connaître les outils digitaux à votre disposition de manière à ce qu’ils soient un levier de communication et non un frein
• Faire confiance aux collègues : on travaille souvent plus à domicile qu’au bureau
• Bien préparer les réunions distancielles et bien communiquer les décisions prises
• Instaurer des rituels d’échanges non professionnels

Vous l’avez toutes et tous compris, la période que nous traversons va durer. Nous nous habituerons rapidement à ces nouvelles pratiques (environ 21 jours selon les neurosciences). Je vous garantie qu’elles fonctionnent car nous les employons régulièrement entre consultants ou pour permettre à la communauté data de nos clients de faire corps malgré la dispersion.

Une dernière recommandation : faîtes preuve d’empathie envers les autres comme envers vous-mêmes. Nous ne gérons pas tous cette pression épidémique aussi sereinement les uns que les autres. Je vous souhaite de rester en bonne santé.

Sur ce, je file corriger les devoirs de ma fille (école à la maison dorénavant) et vous invite à approfondir votre connaissance des sujets data en consultant nos articles. Pour ne rien rater des prochains, inscrivez-vous à nos insights !